VMS Group

Hos VMS Group A/S i Frederikshavn beskæftiger de sig blandt andet med reparation af skibsmotorer, både når skibene lægger til kaj og under medsejlads over hele verden. Især det sidste stiller store krav til en stram styring af rejsemontørenes vagtplaner.

Et sikkert overblik
– Vi oplever ofte, at igangværende projekter bliver forlænget eller forkortet, og det gør det utrolig vigtigt, at vi hurtigt kan danne os et sikkert overblik over medarbejdernes kalender, så vi kan se, hvem vi kan forlænge eller sende ud til andre opgaver, forklarer Søren Rytter Krogh, der er senior projektleder hos VMS Group.
Før virksomheden tog Q5 i brug, blev de daglige opdateringer noteret på et whiteboard. Dengang var der også kun 35 rejsemontører.
– Vi havde to farver tape: En hvid, der viste den aktuelle opgave og en gul, der viste den næste opgave. På meget travle dage betød det, at man som projektleder lige kunne snuppe én af de gule og sætte på et igangværende projekt. Men så manglede den pågældende medarbejder jo næste morgen eller hvornår der nu var brug for ham, forklarer Søren Rytter Krogh.

Større arbejdsglæde
Som supplement til whiteboardet brugte projektlederne også et excelark, men problemet med det var, at kun en enkelt projektleder af gangen kunne gå ind og lave ændringer.

– Så udgangspunktet for os var, at vi ønskede os et system med mulighed for flere brugere på én gang, og et system, der kunne sikre os overblikket i en hastigt voksende virksomhed. Men hen ad vejen dukkede der så andre ønsker op i takt med, at vi fik øje på nye behov. Det gode ved Morten Lassen og NJKI er, at han aldrig er kommet tilbage med besked om, at noget var umuligt. Selvfølgelig er der noget, der tager længere tid at udvikle end andet, men vi har fået alle vores ønsker opfyldt. Og vi arbejder stadig løbende med nye opdateringer i en dynamisk proces, forklarer Søren Rytter Krogh.

Ud over at gøre projektstyringen nemmere og skabe overblik, har en række udbygninger af Q5 også betydet et langt højere informationsniveau og dermed større arbejdsglæde hos VMS Group.

Mindre spildtidOLYMPUS DIGITAL CAMERA
– Vi har blandt andet fået tilført et modul, så den enkelte montør kan gå online og se sin arbejdskalender så langt frem i tiden, som der er planlagt noget. Før var det i bedste fald sådan, at projektlederen fik ringet til dem, når flybilletterne skulle bestilles – og det stillede ekstremt store krav til vores medarbejderes fleksibilitet. Fleksibilitet er stadig et af vores varemærker, men det har skabt en høj grad af tilfredshed, at den enkelte montør selv kan se, hvilke projekter, der er planlagt. Og muligheden bliver flittigt brugt. Samtidig er det blevet meget lettere for os at udnytte den spildtid, der opstår, når et projekt bliver forkortet, for vi kan lynhurtigt se, hvor vi så mangler folk, fortæller Søren Rytter Krogh.
Han vurderer, at den eliminerede spildtid svarer til en kostreduktion på mellem 15 og 20 procent. I dag bruges Q5 også i forhold til vagtplanlægningen for de medarbejdere, der fast arbejder på værkstedet hjemme i Frederikshavn.

– Det sker ikke længere så tit, at vi er nødt til at sende folk på akut afspadsering. Den helt store fordel er, at montørerne nu selv kan se, hvis der er udsigt til, at de kan få fri på et senere tidspunkt. Og så er de selv proaktive og ringer til projektlederen, så vi kan få planlagt deres afspadsering. Det betyder også noget for familielivet, siger Søren Rytter Krogh.

Mobilt og fleksibelt
En anden fordel ved Q5 er, at programmet også kan bruges, hvis blot man har adgang til en mobiltelefon eller tablet med internetadgang.
– Det betyder, at vi som regel kan give et svar på en forespørgsel med det samme, når kunden ringer, uanset om vi står om bord på et skib eller hjemme i værkstedet. Det er af stor værdi, at systemet er indrettet så fleksibelt, for det gør også os fleksible i forhold til at imødekomme vores kunder, understreger Søren Rytter Krogh.

Læs mere om Q5 Projekt